Nasze odpowiedzi na rozmowie rekrutacyjnej będą czynnikiem, który ma wpływ na wynik całego konkursu. Standardowa rozmowa rekrutacyjna przebiega w obecności kilku pracowników potencjalnego pracodawcy, jest wieloetapowa lub ma formę Assessment Center. Musimy się do niej dobrze przygotować.

Przygotowanie

• Co wiemy o firmie, w której ubiegamy się o pracę?
• Jak długo firma istnieje?
• Czym się zajmuje? 
• Ile osób zatrudnia?
• Czy jest znana w miejscu swojej działalności?
• Czy pisano o niej ostatnio w prasie? Czy zdobyła wielkie zamówienie? Czy redukowała zatrudnienie? Czy zmieniła właściciela?
• Jakie wymagania ma wobec swoich pracowników?
• Czy sprzedaje bezpośrednio do sieci handlowej, czy tylko specjalistycznym odbiorcom?
• Czy wiemy, jakie są jej wyroby lub usługi?
• Czy jest częścią większej grupy?
• Czy oferowane stanowisko jest nowe, czy się zwolniło? Jeżeli się zwolniło, dlaczego?
• Czy są specyficzne wymagania związane z oferowanym stanowiskiem?
• Czy można uzyskać inne, bardziej szczegółowe informacje o stanowisku, o które się ubiegamy? 
• Dla kogo będę pracować i jacy będą moi przyszli koledzy?
• Czy oczekuje się, że przed rozpoczęciem pracy wybrany kandydat  przejdzie specjalistyczne szkolenie?

Na te i wiele innych pytań powinniśmy umieć udzielić odpowiedzi. Informacji jest dużo, trzeba tylko je znaleźć. Spółki notowane na giełdzie mają obowiązek informacyjny. Im większa i bardziej znana jest spółka, tym łatwiej więc znaleźć potrzebne informacje. Z jakich źródeł można skorzystać:

• Informacje od znajomego, który w danej firmie pracuje. 
• Informacje z Internetu, z rubryk ekonomicznych i specjalistycznych czasopism.
• Ostatnie sprawozdanie roczne.
• Odwiedzenie siedziby spółki, obserwacja pracowników, kiedy przychodzą i wychodzą z pracy, skorzystanie z jej sklepów. Może nam to wiele powiedzieć o zwyczajach, kulturze, słabych i mocnych stronach firmy.

Jeżeli nie uda nam się znaleźć wcześniej wszystkich potrzebnych informacji, można spróbować  uzyskać je zadając odpowiednie pytania w trakcie rozmowy rekrutacyjnej.

Przed rozmową rekrutacyjną należy dowiedzieć się:

• Jak się dostać na miejsce, w którym zostanie przeprowadzona rozmowa kwalifikacyjna?
• Jak długo trwa dojazd?
• Czy można zaparkować w pobliżu miejsca rozmowy rekrutacyjnej?

W miarę możliwości wskazane jest praktyczne sprawdzenie tych informacji, najlepiej w dniu roboczym. Należy przygotować się z  odpowiednim zapasem czasowym na wszystko, co mogłoby nas w ostatniej chwili zaskoczyć. Nie wolno zapomnieć o kopii swojego życiorysu i notatniku. Trzeba zdecydować, co włożyć na siebie i upewnić się, że wszystko, czego będziemy potrzebować, jest czyste, wyprasowane i w dobrym stanie. Trzeba mieć też przygotowany parasol – nigdy nie wiadomo, kiedy może nas zaskoczyć deszcz. Należy upewnić się, że powtórzyliśmy sobie odpowiedzi na najbardziej prawdopodobne pytania.

Należy przygotować również listę osób, które mogą o nas udzielić referencji. Powinni to być nasi przełożeni, koledzy lub bliscy współpracownicy z branży.

Przebieg rozmowy rekrutacyjnej

Do biura lub sali konferencyjnej, w której odbywa się rozmowa rekrutacyjna, powinno się wejść z pewnością siebie i energicznie. Nie wolno zapominać o tym, że pierwsze wrażenie rozmówca buduje w ciągu pierwszych minut. Przed wejściem kilkakrotnie należy głęboko odetchnąć, pomoże nam to w uzyskaniu pewności siebie. Uśmiechajmy się i nawiązujmy kontakt wzrokowy z rozmówcą. Uścisk ręki musi być silny, ale nie kurczowy. Przedstawmy się wyraźnie, nie szepczmy i nie patrzmy w ziemię, ale w oczy rozmówcy. Nie wolno zapominać o tym, co mówi angielskie przysłowie: „Nie dostaniesz drugiej możliwości zrobienia pierwszego wrażenia”.

Na wezwanie usiądźmy. Może się zdarzyć, że będzie dla nas przygotowane nie najlepsze miejsce. Możliwe, że będzie to bardzo niski fotel lub twarde, ciężkie krzesło, do tego naprzeciwko okna. Starajmy się zachowywać swobodnie i pogódźmy się z tym. Jeżeli jednak będziemy mieli wrażenie, że miejsce z jakiegoś powodu nie będzie nam odpowiadać, spokojnie poprośmy o inne. Siedźmy prosto i starajmy się sprawiać wrażenie spokojnych i zrównoważonych. Zaproponowane napoje lub przekąski przyjmijmy według  uznania.

Po kilku wstępnych zdaniach zacznie się właściwa rozmowa rekrutacyjna. JMożliwe, że najpierw wysłuchamy informacji o firmie i oferowanym stanowisku, a dopiero potem będziemy odpowiadać na pytania. Czasem kolejność jest odwrotna. Pytania jednak będą podobne. Przypominamy, że już zrobiliśmy pierwsze wrażenie, ale trzeba je utrwalić lub w gorszym przypadku - zmienić (jeżeli wstęp nam się nie udał).
Mówmy z pewnością siebie i patrzmy prosto w oczy. Odpowiadajmy dopiero wtedy, kiedy pytający skończy zadawać pytanie. Nie przerywajmy mu i nie wtrącajmy się. Nie palmy nawet wtedy, kiedy jest nam to proponowane. Nigdy nie mówmy wulgarnie ani dwuznacznie. Nie kłóćmy się. Nigdy nie usprawiedliwiajmy własnej sytuacji – tego, że jesteśmy bezrobotni, naszego wieku, faktu posiadania dzieci, czy braku kwalifikacji. Jeżeli czegoś nie rozumiemy, poprośmy o wyjaśnienie. Nie oszukujmy,  gdyż będziemy natychmiast wykluczeni z konkursu. Dopóki nie zostanie nam bezpośrednio zaoferowane odpowiednie stanowisko lub nie zapytają nas o to wprost, nie mówmy o takich kwestiach jak: wynagrodzenie, urlop, samochód służbowy, itp. Wykorzystajmy każdą propozycję rozmówcy i zapytajmy o  tematy, które są dla nas ważne:

• Czego firma oczekuje od osoby na danym stanowisku?
• Uzyskajmy informacje o wszystkim, co nie jest dla nas jasne.
• Zapytajmy o możliwości przygotowania zawodowego i dalszego kształcenia.
• Zapytajmy o planowany rozwój firmy.
• Uzyskajmy wszystkie informacje potrzebne do podjęcia decyzji.
• Na zakończenie rozmowy rekrutacyjnej wyraźmy swoje zainteresowanie oferowaną pracą i firmą jako taką.

Pytania, z którymi można się spotkać na rozmowie rekrutacyjnej:

• Co wiesz o naszej firmie?
• Dlaczego Twoim zdaniem prowadzimy tę działalność?
• Jak dowiedziałeś się o oferowanej pracy?
• Czym możesz przyczynić się do dalszego rozwoju naszej firmy?
• Powiedz nam coś o swojej obecnej pracy.
• Opisz pokrótce swoją dotychczasową karierę.
• Jak uzyskałeś swoje obecne zatrudnienie?
• Jak w Twojej ostatniej pracy wyglądał zwykły dzień pracy?
• Co Cię w Twojej ostatniej pracy satysfakcjonowało?
• Co, przeciwnie, nie było satysfakcjonujące?
• Jakie największe sukcesy odniosłeś w swojej ostatniej pracy?
• Czy były w Twojej karierze jakieś zasadnicze zwroty?
• Czy dokonałeś jakichś zmian, które znacząco wpłynęły na wyniki Twojego działu/firmy?
• Jak Twoim zdaniem, scharakteryzowałby Cię Twój ostatni przełożony i Twoi koledzy?
• Podaj jakieś ważne problemy, które w swojej ostatniej pracy musiałeś rozwiązywać i jak to zrobiłeś?
• Jak Twoja ostatnia praca przygotowała Cię do objęcia wyższego stanowiska?
• Co z Twojej poprzedniej pracy jest związane ze stanowiskiem, o które się ubiegasz?
• Jak oceniasz firmę, w której ostatnio pracowałeś?
• Jeżeli zaoferowalibyśmy Ci tę pracę, co by to dla Ciebie oznaczało?
• Czy oferowane stanowisko odpowiada Twoim wyobrażeniom o rozwoju Twojej kariery?
• Czy zostałeś zaproszony na jakieś inne rozmowy rekrutacyjne?
• Dlaczego postanowiłeś studiować na uczelni?
• Co wpłynęło na wybór specjalności?
• Czy zajmowałeś się na uczelni jeszcze jakąś inną działalnością?
• Czy piastowałeś jakieś stanowisko?
• Czy przeżyłeś jakiś nietradycyjny urlop?
• Jak studia na uczelni wpłynęły na Twój osobisty rozwój?
• Gdzie zdobyłeś kwalifikacje?
• Czy myślisz w przyszłości o studiach?
• Jakie są Twoje główne zdolności i umiejętności? 
• Jakie są Twoje największe słabe strony?
• Jakie cechy predestynują Cię do pracy na stanowisku, o które się ubiegasz?
• Jakie masz cele zawodowe i osobiste?
• Co chcesz osiągnąć za 2, 3, 5, 10 lat?
• Jeżeli mógłbyś coś zmienić w swojej dotychczasowej karierze, co by to było?
• Czego oczekujesz od swojego potencjalnego pracodawcy?
• Czy praca, o którą się ubiegasz, ma coś, czego Ci brakowało w poprzedniej?
• Jak sobie wyobrażasz wynagrodzenie?
• Czy oprócz wynagrodzenia oczekujesz jeszcze jakichś benefitów?
• Dlaczego mielibyśmy myśleć o Twoim przyjęciu, biorąc pod uwagę to, że nie masz dostatecznego doświadczenia w branży?
• Dlaczego Twoim zdaniem w swojej ostatniej pracy nie zdobyłeś lepszego stanowiska?
• Czy nie odnosisz wrażenia, że na nasze potrzeby jesteś zbyt wąsko wyspecjalizowany?
• Dlaczego tak często zmieniałeś pracę?
• Dlaczego tak długo pozostawałeś w swojej ostatniej pracy?
• Dlaczego znalazłeś się wśród tych, których Twoja była firma zwalniała?
• Co robiłeś w czasie, kiedy nie byłeś zatrudniony?
• Ubiegałbyś się o to miejsce, gdybyś nie stracił pracy?
• Czy możesz tę rozmowę porównać z innymi, na których byłeś?

Jeżeli ubiegamy się o pracę w zagranicznej firmie lub nasze stanowisko będzie wymagać znajomości języka obcego, prawdopodobnie rozmowa lub jej część będzie przebiegać w tym języku. Dlatego opłaci się odświeżenie swojej wiedzy i ewentualnie uzupełnienie specyficznych słówek z branży. Warto głośno przećwiczyć opis swojej dotychczasowej kariery i odpowiedzi na pytania.

Przygotujmy się na to, że jeżeli w naszym życiorysie będą luki, na przykład kilka brakujących lat, padnie pytanie, co robiliśmy w tym czasie.

Jest też możliwe, że rozmowa rekrutacyjna będzie obejmować podstawowy test wiedzy fachowej lub testy psychologiczne.

Nie wolno zapominać o tym, że każda rozmowa rekrutacyjna jest inna, a każdy rozmówca ma inny styl. Wszyscy jednak mają jeden cel – zdobycie pewności, że ten, z kim rozmawiają, jest najlepszym kandydatem na wolne stanowisko. Aby mogli podjąć decyzję, będą nam zadawać wiele pytań i będą oczekiwać, że my też będziemy je zadawać.

Na każdej rozmowie rekrutacyjnej przyjdzie chwila, zazwyczaj pod jej koniec, kiedy dostaniemy okazję na zadanie własnych pytań.  Jednak niektóre z pytań nie będą ocenione dobrze, np.:

• Jakie wynagrodzenie oferujecie?
• Na jak długi urlop mogę liczyć?
• Jak duże biuro będą miał do dyspozycji? Jak będzie wyposażone?
• Jaki samochód służbowy dostanę?

Jakkolwiek ważne są dla nas te pytania, zachowajmy je do czasu, kiedy stanowisko, o które się ubiegamy, zostanie nam naprawdę zaoferowane. Zastanówmy się raczej nad tym, co jeszcze chcemy omówić, a do tej pory nie mieliśmy  ku temu okazji. Musimy mieć pewność, że przekonaliśmy rozmówcę do naszej kandydatury. Jeżeli chcemy coś wyjaśnić lub na coś zwrócić uwagę, teraz mamy okazję.

Po rozmowie rekrutacyjnej

Najpóźniej następnego dnia roboczego po rozmowie należy podziękować pisemnie (e-mailem) za czas, który nam poświęcono podczas spotkania. Jest to uprzejme i będzie nas wyróżniać.

Po rozmowie rekrutacyjnej powinniśmy też spokojnie usiąść, najlepiej po kilku godzinach, i podsumować jej przebieg oraz inne kwestie, które mogą mieć wpływ na nasze decyzje. Zwracajmy uwagę nawet na drobiazgi, mogą być sygnałem dużo poważniejszych faktów.

Już samo zaproszenie na rozmowę rekrutacyjną i jej forma dużo mówi o firmie. Dobrym źródłem informacji jest też miejsce, w którym firma ma siedzibę. Nie chodzi nawet o to, czy firma ma siedzibę w centrum, czy na skraju miasta, ale raczej o to, czy lokalizacja firmy odpowiada jej działalności, liczbie odwiedzających i temu, jak sama prezentuje się w kampaniach reklamowych. Wszystko powinno być w harmonii i równowadze.

Najwięcej spostrzeżeń można nazbierać jednak po wejściu do budynku firmy. Czy ktoś nas przywitał, oznajmił naszą wizytę? Czy może błądziliśmy korytarzami? Jaka jest atmosfera w firmie: dynamiczna, czy raczej spokojna, ospała? Jak zachowują się pracownicy, jak są ubrani? Jak duże są i jak są wyposażone biura, jakie są meble? Ilu pracowników zazwyczaj siedzi w jednym pokoju, czy też wszyscy są umieszczeni w jednym pomieszczeniu? Czy pokoje mają drzwi otwarte, czy zamknięte? Jaki jest rozkład poszczególnych pomieszczeń?

Bardzo cennym źródłem informacji jest przebieg rozmowy rekrutacyjnej. W żadnym wypadku rozmowa nie powinna być monologiem naszym ani rozmówcy. Nie powinna być też przesłuchaniem. Pracownik, z którym rozmawiamy, powinien nam przedstawić firmę, jej działalność i cele. Kluczowe jest też to, o co będzie nas pytać. Im więcej chce się o nas dowiedzieć, tym lepiej, bo czy nasze zaufanie wzbudziłaby firma, która zatrudnia pracowników nic o nich nie wiedząc?

Powinniśmy również zostać zapoznani z obowiązkami służbowymi na stanowisku, o które się ubiegamy, z odpowiedzialnością i kompetencjami. Przebieg rozmowy może nam pokazać, jak poważnie firma traktuje dobór swoich pracowników i w jaki sposób się prezentuje.

Wieloetapowa rozmowa rekrutacyjna

Jeżeli nasza pierwsza rozmowa rekrutacyjna była pomyślna, możemy być zadowoleni, ale zazwyczaj to jeszcze nie koniec. Prawdopodobnie dostaniemy zaproszenie do następnej rundy rozmów. Zazwyczaj różni się ona od rundy pierwszej. Mamy okazję spotkać się z kolejnymi ważnymi osobami w firmie. Są to zazwyczaj krótkie spotkania (chociaż nie jest to prawidłowość), mogą stwarzać wrażenie formalnych, ale byłoby poważnym błędem niedocenienie ich znaczenia i nieprzygotowanie się do nich. Każdy z  naszych rozmówców będzie bowiem oceniać i wyrażać swoje zdanie o nas.

Jeżeli ubiegamy się o pracę w spółce międzynarodowej, może się zdarzyć, że zostaniemy zaproszeni na rozmowę za granicę. Bądźmy na to przygotowani, tak samo jak na zaproszenie na obiad lub kolację.

Zapytajmy o program następnego etapu rozmów rekrutacyjnych, o osoby, z którymi się spotkamy, ich stanowiska i pozycję w firmie, miejsce i czas rozmowy, o dokumenty, które mamy przygotować, aby nas nic nie zaskoczyło. Poświęćmy jeszcze więcej czasu przygotowaniu i zdobywaniu informacji o spółce.

Na następne spotkania rekrutacyjne należy wziąć ze sobą swój życiorys i referencje, najlepiej w kilku kopiach. Nigdy nie wiadomo, czy nie spotkamy się z kimś, kogo w pierwotnym programie nie było.

Podróżując za granicę należy zawsze uzyskać informacje o specyfice kraju, cenach, specyfice kontaktów handlowych i możliwości noclegu.

Jeżeli zostaniemy zaproszeni na obiad lub kolację, pozwólmy najpierw zamówić gospodarzowi i dopiero potem wybierzmy danie w podobnej relacji cenowej. Zamawiajmy w miarę możliwości dania, które nie są trudne do zjedzenia, nie wolno zapomnieć o tym, że będziemy rozmawiać. Pamiętajmy również o tym, że nie jesteśmy na obiedzie z kolegą, ale na rozmowie rekrutacyjnej, chociaż odbywa się ona w restauracji. Należy unikać alkoholu. Na zakończenie trzeba wyjaśnić kwestię  uiszczenia rachunku za posiłek. Zawsze trzeba przynajmniej zasugerować chęć zapłaty. Jeżeli nie płacimy, zawsze należy podziękować za gest drugiej strony.

Wszystko to, co dotyczy pierwszej rozmowy kwalifikacyjnej, dotyczy także kolejnych etapów. Spotykając się z kilkoma osobami, należy utrzymywać kontakt wzrokowy z każdym rozmówcą.

Należy być gotowym do reakcji na pytanie, czy ofertę pracy przejmiemy, czy też nie oraz do dyskusji o warunkach, wysokości wynagrodzenia, czy  benefitach. W razie potrzeby prośmy o czas na zastanowienie. Tylko nie wolno nam zapomnieć o dotrzymaniu uzgodnionego terminu.

Tak samo, jak w przypadku pierwszej rundy rozmów rekrutacyjnych, następnego dnia trzeba napisać list z podziękowaniem do osób, z którymi rozmawialiśmy.

Jeżeli upłynie termin, który firma wyznaczyła sobie  na podjęcie decyzji, a nie przychodzi żadna wiadomość, należy zatelefonować i zapytać o status.

Jeżeli dostaniemy od firmy wiadomość, obojętnie czy pozytywną, czy też negatywną, powinniśmy zareagować na nią jak najszybciej. Nawet, gdyby firma poinformowała nas, że nie zostaliśmy przyjęci, wskazana jest nasza pisemna odpowiedź.